Dersom ePhorte er ute av drift i en kort periode (1-2 virkedager) skal journalføringen utsettes til driften kommer i gang. Det blir ikke fordelt post unntatt i spesielle tilfeller. Hvis papirbasert saksmappe foreligger, kan denne lånes ut til saksbehandler på forespørsel. Det skal føres utlånskort og egen utlånsliste.

Dersom ePhorte er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 virkedager), skal det foretas provisorisk journalføring i egen papirbasert journal. Den papirbaserte arkivdanningen etterskannes så snart systemet er tilbake i drift.

Dette innebærer at rutiner for manuell journalføring må beskrives selv om man går helt over til fullelektronisk arkiv. Faktisk blir slik rutinebeskrivelse enda viktigere innen rammen av fullelektronisk arkivdanning, ettersom man ikke lenger kan gå ut fra at de rutinene er internalisert. For å unngå unødvendig presisering av dette henvises til arkivplan for perioden *___ - ___ [arkivreferanse til arkivplan for siste papirbaserte periode].