XX kommune har et felles sak-/arkivsystem YY for saksbehandling i alle enheter, med unntak av ....

For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre.

De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:

• sak-/arkivsystem
• fagsystem

S ak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter (korrespondanse) som lagres i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, bygge- og delingssaker, og/eller utvalgssaker. Eksempel på slike system er: Doculive, Kontor 2000, Forum Winsak, ePhorte, Acos WebSak m.fl.

Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Felles for fagsystemene er at opplysningene som lagres ofte ikke blir skrevet ut på papir. Eksempel på fagsystemer er: Unique, Oscar, Gerica.

Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.

Se forøvrig kapittel om arkivorganisering i vår kommune og om hvordan vi har organisert arkivtjenesten og våre arkiv- og journalsystemer, samt hvem som har tilgang til å betjene våre kunder via disse systemene.

De aktive systemene ligger i mappen Elektroniske system under "Arkivoversikt inneværende periode" og de avsluttede systemene i mappen Eldre elektroniske system under "Arkivoversikt eldre perioder".

Spesialiserte fagsystemer ligger direkte under den sektoren de er satt opp for. Felles system (f.eks. personalsystem) ligger det på øverste nivå under mappen "Fagsystem, databaser og registre". Andre registre og databaser til støtte for saksbehandlingen (ofte selvutviklet) ligger i mapper for "databaser og registre for aktuell sektor" eller mappen "Felles databaser og registre".